Contexte
Depuis sa création, la FOL 74 œuvre auprès des publics en difficulté. Son secteur social intervient notamment en faveur des demandeurs d'asile, de l'enfance en difficulté et de l’insertion des personnes en difficulté, à travers plusieurs dispositifs.
Forte de cette expérience, la Direction de la Protection de l’Enfance du Conseil Départemental a mandaté la FOL 74 pour la gestion d’un dispositif d’accueil de mineurs isolés étrangers (DDAMIE/ AMIE) en 2007. Ce dispositif a actuellement une capacité de 88 places, réparties sur trois sites :
Sur le nord du département (Saint Jeoire)
- Un internat à Saint Jeoire, au centre le Nid
- 1 micro-collectif à Bonne
- Des places en appartements dont certaines en passerelle (Saint-Jeoire, Cluses, Bonneville)
Sur le nord du département (chablais)
- 1 micro-collectif à Sciez
- Des places en appartements diffus à Thonon et Evian
Sur le sud du département (Annecy)
- 1 micro-collectif et un appartement passerelle à Lathuille
- Des places en appartements à Doussard
- Des places en appartements diffus à Annecy
L’encadrement est assuré par une directrice adjointe du secteur social en charge du Pôle Enfance en difficulté, et de trois chefs de service responsables chacun d’une zone géographique.
Le centre le Nid appartient au Conseil Général de Haute Savoie. La gestion en est confiée à la FOL74.
L’encadrement du centre Le Nid est assuré par la directrice adjointe du secteur social en change du Pôle Enfance en difficulté.
Contrat
Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
Temps de travail : Temps plein - 36h30
Rémunération : Niveau de rémunération en fonction de l’expérience et du niveau de formation selon la grille de salaire de la F.O.L. (convention du Tourisme Social et Familial).
Lieu de travail : Saint-Jeoire. Déplacements fréquents au siège de la FOL 74 et occasionnels sur des autres centres.
Avantages :
- 34 jours de congés payés
- 13e mois
- Reprise d'ancienneté
- CSE (aide aux vacances,...)
- Complémentaire santé
Date de prise de poste à convenir.
Missions
Placée auprès de la Direction du Centre Le Nid et des établissements DDAMIE–AMIE, l’Assistant(e) de direction apporte un appui organisationnel, administratif et opérationnel à la Direction.
Il/elle contribue au bon fonctionnement du centre et des établissements, à la coordination de l’équipe technique du Centre Le Nid et au suivi des activités attachées à la Direction, dans un contexte évolutif lié aux besoins des services et aux orientations stratégiques de la Direction.
Les missions sont amenées à évoluer en fonction des priorités institutionnelles et des exigences organisationnelles.
Rattaché(e) à la Direction du Centre Le Nid et des établissements DDAMIE–AMIE, l’Assistant(e) de direction exerce ses missions dans un rôle d’appui administratif, organisationnel et logistique, sous l’autorité hiérarchique de la Direction du secteur social et en lien avec les services généraux de la FOL.
Missions spécifiques au Centre Le Nid
1. Appui à l’organisation de l’équipe du Centre
- Organiser les plannings et assurer le suivi administratif des personnels techniques rattachés au Centre (employés techniques de collectivité et cuisine).
- Préparer les éléments administratifs liés au recrutement, à l’accueil et au suivi des collaborateurs.
- Assurer la transmission des informations entre la Direction, les chefs de service présents au Centre et l’équipe technique.
- Participer à la préparation administrative des entretiens professionnels et au suivi des actions de formation.
2. Suivi administratif et logistique du fonctionnement du Centre
- Assurer le suivi des dossiers liés à l’entretien, à la maintenance, à la sécurité et à la gestion courante du Centre, dans le respect du cadre réglementaire applicable aux Établissements Recevant du Public (ERP).
- Assurer l’organisation de l’accueil des groupes (réservation, organisation, facturation)
- Assurer la facturation de l’activité du centre.
- Mettre à jour les tableaux de suivi et transmettre les éléments nécessaires au reporting.
- Participer à l’organisation matérielle des réunions, animations et projets locaux.
- Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire.
3. Gestion des approvisionnements et moyens généraux
Assurer le suivi des commandes et des stocks (denrées, fournitures, équipements).
Contrôler la conformité des livraisons et signaler les anomalies.
Préparer les éléments nécessaires au suivi des fournisseurs.
Veiller au respect des procédures internes, des consignes budgétaires et des normes d’hygiène et de qualité.
Missions transversales en appui à la Direction (DDAMIE–AMIE)
Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
Assurer le suivi des dossiers et participer à la préparation administrative des instances et réunions partenariales.
Centraliser et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement des établissements.
Contribuer au suivi administratif des projets et actions transversales portés par la Direction.
Assurer un rôle d’interface administratif entre la Direction, les équipes et les partenaires.
Participer à la mise à jour des procédures et outils internes.
Profil recherché
Savoir-faire / compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils de gestion administrative.
- Capacités d’organisation et de suivi administratif rigoureux.
- Aptitude à gérer les plannings, dossiers et flux d’informations de manière structurée.
- Connaissance des procédures internes et des obligations réglementaires (notamment pour la sécurité et le cadre ERP).
- Capacité à suivre des approvisionnements, contrôler les livraisons et gérer les stocks (pour le Centre Le Nid).
Savoir-être / compétences relationnelles
- Sens du service et esprit d’équipe, avec une bonne capacité d’adaptation aux interlocuteurs multiples (Direction, équipes techniques, partenaires).
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.
- Qualités relationnelles et capacité à assurer la circulation fluide de l’information.
- Réactivité et autonomie dans l’exécution des tâches confiées.
Connaissance du fonctionnement d’un établissement recevant du public (ERP) appréciée.
Valeurs de la FOL 74
Investissement et partage des valeurs de l’association notamment autour de la laïcité.
Intérêt certain pour la vocation sociale et associative de la FOL. Cela sous-entend, un nécessaire engagement de la personne pour que ces valeurs puissent s’affirmer dans son travail au quotidien.